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Customer Operation Specialist (Spécialiste des opérations service client) - Toronto, CAN or Quebec, CAN

General Mills

General Mills

Customer Service
Multiple locations
Posted on Sunday, September 10, 2023

Job Description

OVERVIEW:

The Customer Operations Specialist manages select operational components our Costco Wholesale Account. The Customer Operations Specialist is responsible for order management, service issues resolution and supply chain efficiencies for this account. The Customer Operations Specialist role works closely with the General Mills Field Sales & Logistics teams, along with key customer contacts to ensure accuracy and ease of transactions, while continually improving process efficacy. This role can be located either in the Greater Toronto area or in the Anjou, Montreal area.

KEY ACCOUNTABILITIES:

  • Customer order management - Acts as liaison between external departments and customers to process order changes, communicate all order changes, track and reschedule customer orders to meet customer-requested delivery dates
  • Responsible for managing phone calls and emails from customers, internal stakeholders, and partners and accurately tracking and resolving the business need
  • Partner with Product Supply, Supply Planning, Logistics, and Transportation teams to influence and resolve order flow concerns (late trucks, holding time, refused deliveries)
  • Manual order management
  • Manage the end-to-end execution of special packs (DRPs) with sales partners and customer
  • Ensure effective customer execution of New/Discontinued items
  • Create and communicate KPI reports for internal and external partners
  • Investigate and validate customer’s service fines and Non-Compliance charges to identify and resolve root causes.
  • Weekend work may be required to process orders & service customers during key periods

MINIMUM QUALIFICATIONS:

  • Bachelors Degree in a business related field
  • Strong organizational and time management skills
  • Strong working knowledge of Microsoft Office Suite (Excel, Powerpoint, etc.) with strong competency in Microsoft Excel (Macros, Pivot Tables, VLOOKUP and filtering)
  • Ability to manage conflicting priorities simultaneously
  • Strong customer service and relationship building skills
  • Strong team player that desires working in a fast paced environment
  • Ability to demonstrate individual leadership and strategic thinking
  • Excellent interpersonal, presentation and communication skills

PREFERRED QUALIFICATIONS:

  • Bilingual in French and English language skills (reading, writing and speaking)
  • SAP experience
  • Prior experience using Microsoft Excel to perform data analysis and bring recommendations to team and cross-functional partners
  • Strong understanding of the supply chain environment in the Consumer Packaged Goods industry
  • Ability to grasp privatization, cost/benefits, risk and business impacts

Aperçu:

Le spécialiste des opérations service client gère certains composants opérationnels de notre compte Costco Wholesale. Il est aussi responsable de la gestion des commandes, résolutions des problèmes de service et de l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement pour ce compte. Son rôle est de travailler en étroite collaboration avec les équipes de vente et de logistique de General Mills ainsi qu’avec les principaux contacts clients pour garantir l’exactitude et la facilité des transactions. Ce poste peut être situé soit dans la région du Grand Toronto ou dans la région de Ville d’Anjou à Montréal.

Principales responsabilités:

  • Gestion des commandes clients – Agir comme liaison entre les services externes et les clients pour traiter les modifications et les commandes, faire le suivi et programmer les commandes pour respecter les dates de livraisons demandées par le client
  • Responsable de la gestion des appels téléphoniques et des courriels clients, des parties prenantes internes et partenaires ainsi que le suivi et résolutions précis des besoins commerciaux
  • Collaborer avec l’équipe d’approvisionnement, planification d’approvisionnement, logistique et transport pour influencer et résoudre les problèmes de flux des commandes (camions en retard, temps d’attente, livraisons refusées)
  • Gestion manuel des commandes
  • Gérer l’exécution de bout en bout des emballages spéciaux (palettes et demi-palettes « DRPs ») avec les partenaires commerciaux et clients
  • Assurer une exécution efficace par le client des nouveaux produits ainsi que des discontinués
  • Créer et communiquer les rapports IPC (indicateur de performance « KPI ») pour nos partenaires internes et externes
  • Enquêter et valider les amendes de service et frais de non-conformités des clients et résoudre les causes
  • Du travail de fin de semaines peut être nécessaire pour traiter les commandes et servir les clients durant les périodes clés

Exigences requises:

  • Baccalauréat dans un domaine relié aux affaires
  • Fortes compétences organisationnelles et gestion du temps
  • Forte connaissance de la Suite Microsoft Office (Excel, PowerPoint, etc.) avec de solides compétences dans Microsoft Excel (Macros, tableaux croisés dynamiques « Pivot Table », RechercheV « VLOOKUP » et filtrage)
  • Capacité à gérer simultanément des priorités qui entrent en conflit
  • Solides compétences en matière de service à la clientèle et d’établir des relations
  • Fort esprit d’équipe qui désire travailler dans un environnement avec un rythme rapide
  • Capacité à faire preuve de leadership individuel et de réflexion stratégique
  • Excellentes compétences interpersonnelles, de présentation et de communication

Expérience

  • Bilingue français & anglais (lecture, écriture et expression orale)
  • Expérience SAP
  • Expérience préalable de l’utilisation de Microsoft Excel pour effectuer des analyses de données et apporter des recommandations à l’équipe et aux partenaires interfonctionnels
  • Solide compréhension de l’environnement de la chaîne d’approvisionnement dans l’industrie des biens de consommation emballés
  • Capacité à comprendre la privatisation, les coûts/avantages, les risques et impacts commerciaux

General Mills is committed to Employment Equity and encourages applications from all qualified candidates. Accommodations are available upon request for candidates with disabilities taking part in all aspects of the recruitment and selection process.

General Mills s’engage envers l’équité en matière d’emploi et encourage les candidatures de tous les candidats qualifiés. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats handicapés qui participent à tous les aspects du processus de recrutement.


COMPANY OVERVIEW

We exist to make food the world loves. But we do more than that. Our company is a place that prioritizes being a force for good, a place to expand learning, explore new perspectives and reimagine new possibilities, every day. We look for people who want to bring their best — bold thinkers with big hearts who challenge one other and grow together. Because becoming the undisputed leader in food means surrounding ourselves with people who are hungry for what’s next.